Воронка продаж в Битрикс24: как привести стадии сделок в порядок

Воронка продаж в Битрикс24 должна показывать реальное движение клиента от первого обращения до оплаты или отказа. Если стадии названы случайно, менеджеры двигают сделки как удобно, а обязательные поля не настроены, отчёты быстро теряют смысл.

Наведение порядка в воронке начинается не с роботов, а с понимания процесса продаж. Автоматизация должна усиливать понятный процесс, а не маскировать хаос.

Проверить текущие стадии

Сначала нужно выписать все стадии текущей воронки и понять, что они означают. У каждой стадии должен быть понятный критерий входа и выхода.

Новая заявка
Связались
Выявили потребность
Подготовили предложение
Счёт выставлен
Оплачено
Проиграно

Если стадия называется “В работе”, но в ней лежат и новые заявки, и ожидающие оплату, и зависшие клиенты, она не помогает управлять продажами.

Не делать слишком много стадий

Слишком подробная воронка перегружает менеджеров. Если стадии отличаются только внутренним нюансом, их часто начинают пропускать или использовать непоследовательно.

Хорошая стадия должна отражать важное изменение состояния клиента: контакт установлен, предложение отправлено, счёт выставлен, оплата получена.

Причины проигрыша

Закрытие сделки в проигрыш должно фиксировать причину. Иначе нельзя понять, где теряются продажи: цена, нет связи, выбрали конкурента, нецелевой клиент, дубль, ошибка заявки.

• дорого;
• нет связи;
• выбрали другого поставщика;
• нецелевой запрос;
• дубль;
• отложили покупку;
• ошибка или тестовая заявка.

Список причин не должен быть бесконечным. Если менеджеры выбирают “другое” чаще всего, причины нужно пересмотреть.

Обязательные поля по стадиям

Не все поля нужно требовать сразу. Но перед переходом на важную стадию можно сделать обязательными нужные данные. Например, перед “Счёт выставлен” должны быть контакт, сумма, товар или услуга.

Перед “Оплачено” можно требовать источник оплаты или номер счёта, если это важно для отчётов.

Роботы и напоминания

Роботы полезны после настройки стадий. Примеры:

• поставить задачу менеджеру по новой заявке;
• напомнить о сделке без дела;
• отправить письмо после перехода на стадию;
• уведомить руководителя о крупной сделке;
• создать задачу бухгалтерии после оплаты.

Не стоит ставить много роботов на хаотичные стадии. Сначала порядок в воронке, потом автоматизация.

Зависшие сделки

Воронка должна помогать видеть сделки, которые застряли. Если сделка лежит на стадии две недели без дела, это сигнал.

Полезно настроить контроль:

• сделки без запланированного дела;
• сделки без изменения стадии больше N дней;
• сделки без ответственного;
• сделки с просроченным делом;
• сделки с пустой суммой.

Несколько направлений

Если у компании разные процессы продаж, лучше использовать разные направления сделок. Например, розница, опт, сервис, повторные продажи. Но создавать направление ради каждого мелкого отличия не стоит.

Для каждого направления нужно отдельно проверить стадии, права, роботов и отчёты.

Чек-лист чистки воронки

1. Выписать текущие стадии и их смысл.
2. Убрать или объединить неиспользуемые стадии.
3. Описать критерий перехода для каждой стадии.
4. Настроить причины проигрыша.
5. Проверить обязательные поля по стадиям.
6. Настроить контроль сделок без дел.
7. Проверить роботов после чистки стадий.
8. Объяснить менеджерам единые правила работы.

Воронка продаж полезна только тогда, когда стадии отражают реальный процесс и используются одинаково всеми менеджерами. Иначе CRM показывает движение карточек, но не показывает состояние продаж.